先找到每天最想省下的一段工作
訂單在 Excel、修改需求在聊天訊息、進度只有某位同事知道。人少時還能靠記憶，工作一多就容易漏。如果你正在考慮做系統，可以先從每天最困擾團隊的事情談起。
1. 怎麼知道是不是真的需要客製系統？
先整理哪些工作反覆發生、容易出錯，或只有特定同事會做。如果現成工具就能處理，可以先比較是否符合需求；若流程、權限或整合方式有特殊要求，再評估客製。也要算進資料整理、學習新操作和後續維護的時間。
2. 我不懂技術，要怎麼說明需求？
用一次真實工作的例子說明就好。例如「客人改單後，我要通知三個人，但常有人沒看到」。把目前怎麼做、誰會參與、希望怎麼改善講清楚，會比先列出一長串功能名稱更容易討論。範例資料請先遮掉不必要的個資。
3. 第一版一定要把所有功能做完嗎？
可以先完成一條最需要的流程，例如建立申請、主管審核、通知結果，再查詢紀錄。常聽到的 MVP，就是先做出能實際使用的基本版本。進階報表可以之後再做，但核心流程需要的權限、資料保存和例外處理仍要完整。
4. 如何確認交付的系統真的能用？
用你每天會遇到的情況驗收：資料漏填會怎樣、退回後能否修改、兩人同時操作會不會衝突。請實際使用的同事參與，依約定步驟走完工作。只看展示畫面，通常不容易發現日常使用會遇到的問題。
5. 舊資料搬得過去嗎？以後誰維護？
需要先看原始資料的格式、重複與缺漏情況，再確認移轉範圍與核對方式。上線前也要約定帳號管理、備份、問題回報和後續修改的費用。第一版可以從小範圍試用，讓同事熟悉後再逐步擴大。
開始前的檢查清單
- 挑出一段最常出錯或最花時間的工作。
- 整理參與者、目前工具和一份去除敏感資訊的範例。
- 分出第一版必須完成，以及可以稍後再做的項目。
- 確認驗收人、資料移轉與後續維護方式。
下一步可以怎麼做？
不確定需要系統還是改善現有工具，可以先描述一天的工作怎麼進行。從一個具體問題開始，會更容易判斷適合的做法和第一版範圍。
想聊聊你的情況？可以先看看客製系統開發與整合，也歡迎到聯絡頁告訴我們：你現在遇到什麼困難、希望怎麼改善。