把同事常問的問題，變成找得到的答案
請假流程在哪裡？這個產品怎麼設定？每次都有人重新問，也總是同一位同事回答。AI 知識庫可以協助從整理好的文件找答案，但前提是文件本身清楚、現行，也有人維護。
1. AI 知識庫能幫忙做什麼？
你可以用日常說法提問，系統從已匯入的文件中尋找相關內容，再整理回答並提供查證線索。適合先評估重複出現的內部流程或產品問題。遇到文件沒寫、規則有例外的事情，仍需要找負責人確認。
2. 第一批應該放哪些資料？
先選一個常被問的主題，例如新人報到或產品操作，整理目前有效的流程說明、手冊和常見問答。不用一開始就上傳全部共用資料夾。先把這一類問題答得清楚，再擴充到其他內容。
3. 現有 PDF 和表格可以直接用嗎？
需要先確認文字能否正確讀取，尤其是掃描文件、跨頁表格和圖片中的說明。像「依附件辦理」這種文字，也要一起補齊附件和適用條件。可以先拿幾份代表性文件試匯入，看結果是否保留正確的段落與意思。
4. 新舊文件很多，怎麼避免回答舊規定？
替文件標明版本、生效日期、適用對象和負責人，先移出不應再使用的舊資料。如果不同部門規定不同，也要寫清楚。規劃時一起確認更新文件後，系統何時改用新版本，以及舊內容如何停止使用。
5. 內部資料會不會被不該看到的人問出來？
要把閱讀權限列為需求，並用不同角色實測。不是上傳後就讓所有人都能問。含個資、合約或機密的內容，先確認能否納入、由誰使用，以及部署與管理方式，再決定範圍。
開始前的檢查清單
- 先收集一類主題最常被問的問題。
- 找到每個答案對應的現行文件。
- 標明版本、適用對象和內容負責人。
- 確認誰能閱讀、誰能更新，以及舊文件如何撤下。
下一步可以怎麼做？
如果不知道從哪一批文件開始，可以先帶幾份常用手冊，以及同事最常問的問題。先確認資料是否足夠、更新是否方便，再規劃第一版問答範圍。
想聊聊你的情況？可以先看看AI 智能知識庫系統，也歡迎到聯絡頁告訴我們：你現在遇到什麼困難、希望怎麼改善。